Pengertian Surat Menyurat
Buku
Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan
dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis.
(Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya
dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan
kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya
serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum
surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara
tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena
kedinasan.
Surat juga
merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
B. Fungsi Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu
alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai
:
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan
bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau
pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah
lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas
suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan
kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
c.
Syarat – Syarat Surat
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat
secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas.
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang
baik adalah sebagai berikut :
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang
benar, yaitu :
·
penyusunan letak bagian-bagian
surat,
·
pengetikan yang benar, jelas,
bersih, dan rapi,
·
pemakaian kertas yang sesuai ukuran
: kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan
kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar
asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk
tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan
eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat
dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat,
seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan
baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis,
wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat
lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
1.
memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
2.
memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
3.
mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
4.
hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
D. Bahasa Surat
Agar
dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan
mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya
dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan
penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat serta
jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang digunakan
harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang
ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa
surat adalah sebagai berikut.
· Hindari
kalimat yang penjang dan berbelit-belit
· Gunakan
kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai
· Tempatkan
tanda baca dengan tepat
· Gunakan
ejaan yang benar
· Gunakan
singkatan yang umum dipakai
Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan,
hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa
praktis, maksudnya adalah :
1.
Menggunakan
kata yang minim, dapat dimengerti asrtinya oleh penulis surat
2. Penulis
mampu menggunakan kata tersebut
3. Kata yang dipergunakan sederhana,
umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan
mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh
gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua
factor yaitu :
a. Kedudukan penulis
surat terhadap yang dikirim surat.
b.Persoalan yang akan
dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.
Bahasa surat haruslah efe
1. Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik
tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai
kata-kata yang biasa dan lazim
2. Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan
kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami
maksunya.
3. Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau
tidak menimbulkan salah paham.
4. Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara
sebagai berikut:
a. Kalimat bervariasi
b. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
c. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
d. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
5. Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan
dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.
Hal penting lainnya yang perlu
diperhatikan adalah:
Ø Memahami
kedudukan masalah yang dikemukakan.
Ø Memahami
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
Ø Mengetahui
posisi dan bidang tugasnya.
Ø Hal-hal
lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
E.
Bagian – bagian Surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di
bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi
tersebut adalah sebagai berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan
kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala
surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat,
kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian
surat yang pertama ini berisi:
·
Logo atau lambang dari
sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
·
Nama instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi tersebut,
·
Alamat instansi,
lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
·
Nomor telepon, kode pos,
alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop
surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala
surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal
pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri
ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan
surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat
sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat
bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian
surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga,
instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap
surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor
urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
·
Memudahkan pengaturan,
baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
·
Mengetahui jumlah surat
yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
·
Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
·
Penunjukan secara akurat
sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka
bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau
perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi
surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat,
yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis
di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini,
hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
·
Kata "kepada"
pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa
berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
·
Menggunakan kata
"Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
·
Menggunakan kata
"Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah
seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis
dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
·
Di setiap bari pada
bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
·
Menuliskan alamat orang
atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang
berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf
kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi Surat
·
Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi
sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di
alenia isi.
·
Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan
disampaikan.
·
Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan
terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang
biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".
Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf
kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas
pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan
pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
Posisi ke 12 bagian surat
resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat.
Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan
jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada
bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.
F.
Contoh Surat :
Surat Resmi :
1.
Surat Pernyataan
2.
Surat Tugas
Surat Panggilan
Sumber :
Soal :
1.
adanya hitam di atas putih berguna untuk
dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor
atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi termasuk fungsi surat
bagian …
a. alat
bukti tertulis *
b. alat
pengingat
c. pedoman
d. bukti
historis
2. yang
bukan merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam surat-menyurat adalah …
a. kalimat
bervariasi *
b. tempatkan tanda baca dengan
tepat
c. gunakan
ejaan yang benar
d. tempatkan
tanda baca yang tepat
3. Nama
instansi, lembaga, atau perusahan terdapat pada bagian surat …
a. Isi
surat
b. Kepala
surat *
c. Hal
d. Salam
penutup
4. alenia pertama yang
berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang
disampaikan di alenia isi disebut sebagai ..
a. isi surat
b. penutup surat
c. pembuka surat *
d. lampiran
5. informasi
yang akan disampaikan adalah pengertian dari …
a. isi
surat *
b. penutup
surat
c. pembuka
surat
d. lampiran
